5 maneras de aumentar la eficiencia y la seguridad de su departamento

Ya sea que trabaje para el gobierno local o federal, muy probablemente su organización acepte efectivo como forma de pago. Desde la recolección de impuestos y multas por estacionamiento hasta facturas de servicios y más, las oficinas gubernamentales reciben una suma sorprendente de efectivo cada año.

Además de aceptar efectivo, los empleados de las organizaciones gubernamentales también deben cumplir los mandatos establecidos y los reglamentos de su organismo. Si bien estos procedimientos tienen la meta de garantizar la seguridad de los depósitos y de todas las personas en la oficina, los empleados gubernamentales conocen demasiado bien los desafíos relacionados con la gestión manual de efectivo, incluidos los siguientes:

• Traslados peligrosos para depositar efectivo o solicitar cambio en el banco
• Falta de respuesta y comunicación en las solicitudes de propuestas (request for proposals, RFP)
• Aumento del riesgo de robo y pérdida debido al exceso de dinero en efectivo en las dependencias
• Tareas que demandan tiempo para asegurar que los depósitos y los fondos se contabilicen en el término de 24 horas

Estas frustraciones y riesgos causados por la gestión manual de efectivo suelen derivar en incumplimientos de fechas de entrega y violaciones normativas. El establecimiento de una política de gestión de efectivo a veces puede ser difícil, especialmente cuando los departamentos no pueden obtener una respuesta de sus RFP o respuestas a las preguntas de sus proveedores de gestión de efectivo.

Afortunadamente, con las siguientes mejores prácticas en marcha y un proveedor de transporte de valores confiable, las organizaciones gubernamentales pueden optimizar sus operaciones para aumentar la seguridad y la eficiencia de su organización.

Consejos rápidos para mejorar el manejo de dinero en efectivo

A fin de optimizar aún más las tareas habituales y garantizar la seguridad del efectivo, considere tomar las siguientes medidas:

1. COMPLETE EL PROCESO DE RFP

La mayoría de las organizaciones gubernamentales tercerizan su gestión de efectivo a un proveedor de transporte de valores. Cuando revisa los contratos potenciales, tenga en cuenta si la compañía seleccionada puede satisfacer las necesidades de seguridad y comunicación de su departamento. Trabajar con una compañía experimentada lo ayudará a simplificar el proceso, ahorrar tiempo a su organización y garantizar la asistencia para el cliente directo cuando necesite hacer preguntas, tanto durante el proceso de licitación como después de la implementación.

2. ESTABLEZCA UNA POLÍTICA CLARA DE MANEJO DE EFECTIVO

Después de seleccionar un proveedor de logística de efectivo, asegúrese de establecer con claridad todos los procedimientos para aceptar pagos en efectivo. Esta política debe incluir fechas de entrega, una lista de los empleados con acceso autorizado a los fondos y un lugar donde debe conservarse el efectivo antes de un depósito en el banco.

Un vez que se haya completado la política, asegúrese de que todas las partes responsables, incluidos el proveedor de transporte de valores y los empleados, comprendan completamente sus funciones y responsabilidades.

3. MINIMICE LA CANTIDAD DE PERSONAS QUE MANEJAN EFECTIVO

Reducir la cantidad de personas que manejan efectivo desde las transacciones hasta el depósito en el banco lo ayuda a evitar la posibilidad de fraude, los errores de recuento y los robos. Por ello, es esencial que solo el personal autorizado maneje el efectivo, y que todo el efectivo se conserve en un lugar seguro hasta que sea retirado para depositar.

4. APROVECHE LOS SERVICIOS BLINDADOS

Cuando completa su contrato por un servicio de transporte de valores, asegúrese de incluir servicios blindados. Un profesional de seguridad capacitado trabajará con las pólizas de seguridad actuales de la organización gubernamental para garantizar que cumplan las reglamentaciones, a fin de realizar el retiro para el depósito de la manera más eficiente y segura.

Al mismo tiempo, el proveedor de transporte de valores también puede enviar solicitudes de cambio. Esto mantiene a los empleados en la oficina, frente a los visitantes, y les permite concentrarse en sus tareas y asegurar que su departamento siga funcionando correctamente.

5. SI EL PRESUPUESTO LO PERMITE, INVIERTA EN UNA CAJA FUERTE INTELIGENTE

Implementar una caja fuerte inteligente pueda ayudar a automatizar el proceso de gestión de efectivo. La caja no solo asegura los depósitos, sino que también aumenta la productividad de los empleados al dejar que vuelvan a sus responsabilidades en lugar de contar el efectivo manualmente.

Sin embargo, las cajas fuertes inteligentes podrían no ajustarse al presupuesto. En ese caso, analice adquirir otros productos de seguridad, como una bóveda o caja registradora para garantizar que el efectivo que se conserva en el lugar esté seguro hasta que pueda ser transferido al banco.

Las organizaciones gubernamentales que implementan estas prácticas y utilizan un proveedor de logística de efectivo confiable pueden asegurarse de que sus oficinas, sus empleados y sus depósitos están mejor protegidos y preparados para aceptar pagos en efectivo.

Trabajar con un proveedor de transporte de valores es una solución rentable que asegura que los pagos se realicen en las fechas previstas, mientras que, al mismo tiempo, se reducen los riesgos operativos del departamento. Adicionalmente, las organizaciones pueden mejorar la visibilidad de su flujo de efectivo, lo que les da una mayor oportunidad de gestionar activamente sus fondos.

Confíe a Brink’s su gestión de efectivo (CTA)

Durante 160 años, Brink’s ha moldeado la industria con su experiencia sin igual y su innovación en gestión de efectivo. En Brink’s, nos enfocamos en el panorama general para nuestras soluciones integrales con hardware, software y servicios centrados en el cliente. Visítenos en Facebook, Twitter, LinkedIn o YouTube para obtener más información sobre la tecnología, los servicios y las soluciones de Brink’s para su empresa.